Déménagement d'entreprise : les étapes à prévoir en amont
Informer les salariés
Pour un possible déménagement, informer les salariés est une étape importante. En utilisant une communication claire et simple, vous projetez vos employés vers un avenir proche.
De cette façon, votre personnel aura le temps d'examiner leurs options et de s'y préparer. Un délai de préavis de 2 à 6 mois est à prévoir. Utilisez différentes méthodes de communication, notamment des réunions individuelles, des réunions d’équipe et des courriels.
Mettre fin au bail du bâtiment actuel
Si le locataire et le propriétaire conviennent de mettre fin au contrat de location, celui-ci doit être écrit et nécessite le consentement de toutes les personnes nommées dans le bail.
Dans la pratique, il faut prévenir le bailleur par lettre recommandée. Cela peut aussi se faire par acte d’huissier. Pour le délai, sachez que vous devez prévenir le bailleur d’au moins 2 mois avant la date de transfert de l’entreprise. Pensez à revoir/relire les clauses dans votre contrat afin d’éviter les complications administratives.
Mettre au point une fiche de route pour faire un suivi des opérations
Une bonne règle à suivre est de planifier toutes les opérations dans une fiche de route. Une autre pratique consiste à étiqueter toutes les boîtes avant le déménagement.
Auditez vos clés de bâtiment et stockez-les en toute sécurité. Organisez le stockage ou la destruction des anciens fichiers. Si vos mobiliers de bureau ne sont plus adaptés au nouveau local, il faudra penser à les revendre.
C’est une opération dans laquelle ils retrouveront une nouvelle vie chez les nouveaux propriétaires et ainsi vous donnez la possibilité d'acquérir du matériel neuf. Votre fiche de route devra contenir un inventaire précis. Cet inventaire vous permettra de noter que les mobiliers à réutiliser, à vendre ou à donner.
